پوشه بندی فولدر پروژه های ویدیویی
سیستم آرشیو و مدیریت فایل
در سازمان های بزرگ، از سامانه های مخصوص مدیریت فایل استفاده می کنند . به طور معمول نام آنها سامانه آرشیو یا سامانه آرشیو اسناد دیجیتال است . و گاهی ، از زیر مجموعه های سیستم اتوماسیون سازمانی محسوب می شوند .
این سامانه اغلب روی یک سرور نصب می شوند . سرور ممکن است در محل خود سازمان باشد یا اینکه در محل شرکت خدمات دهنده باشد .
در سازمان های کوچک ، ممکن است سامانه روی یک کامپیوتر معمولی نصب شود و در محیط ویندوز استفاده شود . اگر ویندوز سرور نصب شده باشد ، دسترسی به منوی برنامه را به کاربران دیگر کامپیوترها می توانند بدهند . و الا فقط روی همان کامپیوتر نصب و استفاده می شود .
سامانه های آرشیو به دیتابیس مجهز هستند . یعنی فایلها را یک جایی روی هارد دیسک ذخیره می کنند . سپس در یک جدول که به آن دیتابیس گفته می شود ، اطلاعات آن فایلها را ذخیره می کنند . برای هر فایل ، یک فرم پر می شود که شامل تمام اطلاعات ضروری برای یافتن آن فایل خواهد بود .
ورود اطلاعات در دیتابیس مانند تعیین دسته بندی و کلمات کلیدی یا هشتگ در وبسایت ، وبلاگ یا اینستاگرام است . اینها باعث می شوند با جستجوی آن کلمات کلیدی ، تمام مطالبی که آن tag را دارند ، بازخوانی شوند .
ویژگی دیتابیس این است که ورود اطلاعات فایلهای ذخیره شده ، در فرم های مشخص انجام می شود و تکمیل فرم ها را آسان می کند .
برای بازخوانی ، منوی جستجو می دهد و با جستجو داخل دیتابیس به سرعت ، اطلاعات مورد نیاز را ارایه می کند . یا اینکه سرت می کند ، فیلتر می کند .
برخی از محاسن سامانه های آرشیو :
- سرعت در جستجو
- آمار گیری و گزارش دهی
- نسخه بندی (Versioning) . وقتی چند بار روی یک فایل کار شود ، گاهی لازم نیست که کپی جدیدی از آن ذخیره شود . فقط تغییرات نسبت به نسخه قبلی سنجیده می شود و امکان بازیابی نسخه اولیه را فراهم می کند .
- تعریف فیلدهای مورد نیاز برای درج اطلاعات و دقت در ورود اطلاعات
- امکان استفاده از template با فیلد های تکمیل شده و صرفه جویی در زمان ورود اطلاعات
- امکان دسترسی به منوی جستجو و بازخوانی فایلها ، تحت شبکه (در صورت وجود سرور )
- امکان دسترسی به منوی جستجو و بازخوانی فایلها ، از موبایل و تبلت و کامپیوتر و لپ تاپ (در صورت داشتن اینترفیس وب ) (web interface)
- استفاده از آموزش ، پشتیبانی و ضمانت آرشیو و بازیابی در صورت بروز مشکل .
- ثبت تاریخ شمسی و شماره سریال خودکار
- اصلاح خودکار Unicode فارسی در دیتابیس و رفع اشکالات جستجو
لیست برخی نرم افزارهای آرشیو سازمانی
https://www.armanet.ir/category/15/نرم-افزار-مدیریت،-بایگانی-و-آرشیو-فرم-ها-و-اسناد
نرم افزارهای ویندوزی
برای سازمان های کوچک مانند یک مغازه عکاسی ، که کار تخصصی روی عکس انجام می دهد ، نرم افزارهای تخصصی ساخته شده است که فقط می تواند عکس ها را مدیریت کند .
اگر شما اهل موسیقی باشید ، از نرم افزارهای مدیریت آلبوم های موسیقی بهره خواهید برد . با کمترین ورود اطلاعات ، می توانید یک نمای درست و حسابی و آماده پخش یا بازیابی از آلبوم های موسیقی داشته باشید .
اگر آرشیو فیلم دارید ، نرم افزارهای خاصی هستند که می توانند آرشیو شما را سامان بدهند و می توانید آن را روی ویندوز خودتان نصب و استفاده کنید .
همچنین نرم افزارهای تخصصی برای مدیریت محتوای CD های آرشیوی ، ساماندهی پادکست ها ، مدیریت کتابهای دیجتال و ... به صورت مجزا موجود است .
روش نگهداری پروژه های تدوین
کار کردن با فایل و فولدر ، فقط انضباط و تعهد نیاز دارد . آموزش خاصی نمی خواهد . یک مزیت نسبت به استفاده از سامانه و دیتابیس دارد :
دیده شده که دیتابیس ها بعد چند سال کار کردن ، قاطی می کنند یا خراب می شوند . آنوقت ، برای رفع اشکال یا بازیابی آرشیو باید هزینه سرویس به شرکت خدمات دهنده بپردازید .
همچنین ممکن است ویندوز را نتوانید عوض کنید و محدودیت های استفاده از کامپیوتر برایتان تعریف کنند .
پس روش فولدربندی دستی را هم امتحان می کنیم .
برای ذخیره سازی پروژه های تدوین ، اولین قاعده این است که هر چیزی که به یک پروژه مرتبط می شود ، به صورت تمام و کمال ، داخل فولدر همان پروژه باشد و نه بیرون آن .
پس در قدم اول برای هر پروژه یک فولدر بسازید که داخلش مشابه ترتیب زیر فولدربندی شده باشد :
+14000704124501
+Footage
-Cam1
-Cam2
-Day1
-Day2
+Audio
-Microphone
-Music
-Narration
+Graphics
-WebPics
-MobilePics
-CameraPics
-ProjectFiles
-DraftFiles
-FinalFiles
تجربه من می گوید که بهترین روش نامگذاری فولدر پروژه ، استفاده از تاریخ و ساعت و دقیقه است .
سپس فایلهای هر پروژه را داخل این فولدربندی قرار دهید .
لازم نیست که هر بار زمان زیادی را برای ساختن این فولدرها صرف کنید ؛ یکبار این فولدربندی را انجام دهید و از آن به عنوان Template کپی کرده و برای پروژه های جدید استفاده نمایید .
فولدربندی بالا ، یک پیشنهاد است . شما بر اساس نیاز خودتان ، دسته بندی را تغییر دهید . در عین حال ، عنایت داشته باشید که رعایت الگویی ثابت، می تواند در زمان استفاده از آرشیو ، صرفه جویی کند .
اصل دوم : Unicode
در نامگذاری فایلها و فولدرها ، از کاراکترهای لاتین استفاده کنید .
کاراکترهای فارسی حین ثبت و حین جستجو ممکن است یکی نباشند . حروف »ک« ، »ت« ، »ف« ، »ه« و »ی« در هر فونتی که روی کامپیوتر در حال استفاده باشد ، مقدار Unicode متفاوتی را بر می گرداند . پس ممکن است کلماتی که شامل این حرف باشند ، قابل جستجو نباشند .
بعلاوه ، طول آدرس دهی ویندوز برای هر فایل برابر 256 کاراکتر است . اگر نام طولانی انتخاب کنید یا فولدر بندی های تو در تو زیاد باشد ، آدرس دهی فایلها از این حد تجاوز می کند . و اشکالاتی را در کپی کردن یا بک آپ گیری بوجود می آورد .
همچنین در نظر بگیرید که حروف فارسی ، تعداد کاراکتر بیشتری نسبت به حروف لاتین مصرف می کنند .
نکته حرفه ای : آدرس های تمیز بسازید .
یک آدرس تمیز ، فاقد Space و خط فاصله است . پس از آنها در نامها استفاده نکنید . استفاده از UnderLine اشکالی ندارد .
برخی محیط ها یا سیستم عامل ها ، در خواندن نام فایلها یا آدرس ها با محدودیت هایی مواجه هستند .
اصل سوم:
که تا جایی که ممکن است زیر فولدرها را محدود نگهدارید . داشتن حدود ۱۰ فولدر در ۲ یا ۳ سطح می تواند کافی باشد . دسته بندی بیشتر ، ممکن است خودش باعث اتلاف زمان برای دسترسی به آنها شود .
بعلاوه ممکن است اشکال طولانی شدن آدرس فایلها را به همراه بیاورد .
***
***
در ویدیوی بالا ، نیز در مورد فایل متادیتا با فرمت txt و نحوه جستجوی پروژه ها در نرم افزار FileLocatorPro صحبت شد که مکمل این فرایند خواهد بود .
مثال دوم برای فولدربندی:
+14000704013301
-Assets
-Documents
-EditData
-Music
-RawFootage
و در نهایت ، خروجی هایی را در کف فولدر مادر قرار می دهید تا به آسانی در دسترس باشد .
